KNOW!S 02-2017

Goodbye, E-Mail TEXT: MARTEN HAHN Gleich vorab: E-Mails sind nicht tot. Sie haben auch im heutigen Büroalltag ihre Berechtigung. Allerdings hat sich verändert, wie viele wir schreiben und an wen. Kommunikationssoftwares wie Slack lösen die E-Mail als Kommunikationsmittel zusehends ab, vor allem bei der innerbetrieblichen Zusammenarbeit von Kollegen. Die Veränderung ist sogar so gewaltig, dass das britische Magazin The Economist im Mai 2016 einen Artikel zum Thema mit „The Slack generation“ betitelte. Natürlich gibt es noch Firmen, in denen sich Mitarbeiter per E-Mail Einzeiler zuwerfen. Rede und Widerrede. Frage und Ant- wort. Aber klicken zwei Gesprächspartner fünfmal auf Senden, ist der Dialog schon zehn E-Mails lang. Wer in Ermangelung von Alternativen so kommunizieren muss, verwandelt seinen Postein- gang schnell in einen Heuhaufen. Kommunikation in Echtzeit Messenger-Dienste hingegen ermöglichen es Teams, im beruf- lichen Umfeld so zu kommunizieren, wie wir es seit Jahren privat gewohnt sind – per Chat, in Echtzeit. Der Erfolg der Kom- munikationsprogramme hat aber noch mehr Gründe als unsere trainierten Smartphone-Daumen. Zum einen befeuert der in vielen Führungsetagen gehegte Wunsch nach mehr Kollaboration den Hype um die Messenger- Dienste. Viele Firmen haben von Einzelbüros auf Großraumbüros umgestellt, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams zu beflügeln. Weniger Wände und Türen, mehr Kommu- nikation und innovative Ideen. So der Gedanke. Die Chat-Pro- gramme sollen einen ähnlichen Effekt haben. Mit nur wenigen Klicks können sich Mitarbeiter in „Kanälen“ organisieren und sich projektbasiert austauschen. Zum anderen ist die Arbeitswelt heute mobiler als noch vor zehn Jahren. Milliennials, die seit einiger Zeit auf den Arbeits- markt strömen, schätzen Flexibilität mehr als vorherige Genera- tionen – und sie wissen die Technologien zu bedienen, die ihnen diese Flexibilität ermöglichen. Arbeitgeber imWettkampf um die fähigsten Köpfe reagieren entsprechend: Von unterwegs oder von zu Hause aus zu arbeiten ist heute genauso normal, wie sich jeden Tag an den gleichen Schreibtisch zu setzen. Nahtlose Chat-Synchronisation auf allen Endgeräten Um derart verstreute Teams, manchmal auch über Landes- grenzen hinweg, effizient zusammenarbeiten zu lassen, braucht es allerdings neue Formen der Kommunikation. Kolleginnen und Kollegen sitzen häufig eben nicht mehr im Raum nebenan, sondern tausende Kilometer entfernt. Chat-Software hilft hier, in Sekundenschnelle Rücksprache zu halten und Entscheidungen zu treffen. Zudem arbeiten wir zunehmend geräteübergreifend, mal am Büro-Rechner, mal am privaten Laptop, mal am Smartphone. Entsprechend sind neue Kommunikationslösungen nötig, die verschiedene Geräte nahtlos miteinander synchronisieren und für mobile Endgeräte optimiert sind. Die neuen Chat-Programme tun genau das. Unterhaltungen können im Büro am Desktop-PC begonnen und auf dem Handy unterwegs zum Flughafen been- det werden. Mehrwert durch App-Integration Zu guter Letzt nutzen die Kommunikationssoftwares neueste Technologien: Smarte Chat-Bots und integrierte Apps können viele Arbeitsschritte automatisieren oder vereinfachen. So können von künstlicher Intelligenz getriebene Chat-Bots dabei helfen, das richtige Formular zur Spesenabrechnung zu finden. Sie wissen, wie hoch der Traffic ist, der gerade über Social Media hereinkommt. Und sie verraten, wie hoch der Umsatz im vergangenen Jahr war – wenn sie Zugang zu den enstprechenden Informationen haben. Wann also noch E-Mails schreiben? Wenn Gedanken mit- zuteilen sind, deren Halbwertszeit die eines Nachmittags über- steigen. Wenn man den Mitarbeitern die Geschäftsstrategie fürs kommende Jahr erklärt. Wenn man nach zehn Jahren geht und einen Abschiedsgruß in die Runde der baldigen Ex-Kollegen schickt. Und wenn man mit Kunden oder Geschäftspartnern außerhalb der Firma kommuniziert. Für alles andere gibt es Slack und Co. Und natürlich den Kommunikationsdinosaurier: das Telefon. 1971 Ray Thomlinson erfindet die E-Mail KNOW ! S  02/2017 23 GOODBYE, E-MAIL