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Was wir nicht wollten, war ein starres System, in dem nichts angepasst
werden kann. Da kommt think project! unseren Wünschen sehr entge-
gen. Denn mit der Plattform kann ich sehr schnell eine auf meine Bedürf-
nisse maßgeschneiderte Lösung erstellen. Was mir dabei gefällt, ist,
dass ich mich mit den think project! Mitarbeitern im Vorfeld zusammen-
setzen und kreativ diskutieren kann. Auf der Basis unseres Gesprächs
erfolgt dann die Umsetzung unserer Wünsche und Anforderungen auf
der Plattform.
Was mich bei think project! außerdem überzeugt hat, ist, dass es modu-
lar aufgebaut ist. Ich kann die Projektplattform nur als Datenspeicher
verwenden oder beispielsweise Prüfläufe darstellen, das heißt, ich kann
die Funktionalität nutzen, die ich wirklich brauche.
Ein ganz wesentlicher Punkt für die Entscheidung, think project! einzu-
setzen war zudem die Akzeptanz der Projektbeteiligten, die nur fallweise
in das Projekt einbezogen sind. Ich als Vollnutzer von think project! weiß,
wie das System funktioniert. Ich setze mich damit intensiv auseinander
und arbeite damit tagtäglich. Ich habe aber im beruflichen Umfeld viel mit
Projektbeteiligten zu tun, die in der Linienorganisation oder in der Pro-
duktion tätig sind und die in dieses Projekt neben ihrer normalen Arbeit
nur am Rande involviert sind.
Wir leben in einer hochtechnisierten Arbeitswelt und die Leute haben oft
keine Lust, noch ein System mit noch einem Passwort beherrschen zu
müssen. Bei think project! kann ich diese Projektmitarbeiter unkompli-
ziert in das Projekt einbinden, ohne dass sie sich in das System einlog-
gen oder dieses beherrschen müssen. Sie erhalten eine E-Mail in ihr
gewohntes E-Mail-System. Über einen Link in dieser E-Mail öffnet sich
ein Formular, in dem sie die jeweiligen Informationen eingeben können.
Beim Klicken auf einen Button wird dieses Formular an think project!
gesendet mit dem jeweiligen Projektbeteiligten als Absender.
Diese Funktion können wir auch bei der Abwicklung von Workflows nut-
zen, was ich sehr positiv finde. Der Empfänger bekommt eine E-Mail mit
Antwort-Button, beispielsweise zur Freigabe einer Rechnung. Er hat drei
mögliche Felder zur Auswahl und weiß genau, was er klicken muss.
Diese Antwort wird dann zurück an die Plattform gesendet. Der Empfän-
ger selbst muss sich dafür nicht einloggen, er muss sich mit dem Sys-
tem und was dahinter abläuft überhaupt nicht auseinandersetzen. Ein
ganz großer Vorteil!
Welche Prozesse wickeln Sie mit think project! in diesem Projekt
konkret ab?
Wir organisieren über think project! unser Plan- und Dokumentenma-
nagement. Wir bilden dabei auch Prüfläufe ab, vor allem im Rechnungs-
und Bestellwesen. Auch einen einfachen Planprüflauf stellen wir über die
Projektplattform dar.
Wen binden Sie in diese Rechnungsprüfläufe ein und welche Vor-
teile ergeben sich daraus für Ihre Arbeit?
Es gibt in diesem Projekt neben firmeninternen sehr viele externe Betei-
ligte. Es gibt einen Projektsteuerer, der die Rechnungsprüfläufe und die
Bestellprozesse anstößt. Es gibt sehr viele Querverbindungen in die ver-
schiedenen Konzerngesellschaften. Das sind bei uns nicht nur die
Lufthansa, sondern auch noch verschiedene Teilgesellschaften. Diese
Abläufe über den Papierweg sicherzustellen, frisst unglaublich viel Zeit.
Der Einsatz einer Projektplattform verschlankt diese Prozesse. Wir ha-
ben die Rechnungsprüfungsläufe erstmals bei einem Bodensanierungs-
projekt über die Projektplattform abgewickelt. Dabei haben wir festge-
stellt, dass die Durchlaufzeiten solcher Rechnungsprüfungen unglaublich
schnell wurden. Abläufe, die normalerweise bei uns deutlich über zwei
Wochen gedauert haben, konnten nun innerhalb von drei Tagen erledigt
werden. Nachdem sich die Beteiligten daran gewöhnt hatten, dass eine
E-Mail bei ihnen ankommt, sie sich die Inhalte schnell ansehen und frei-
geben können, läuft der Prozess sehr viel schneller ab.
Können Sie sich auch für zukünftige Projekte vorstellen, wieder
mit einer Projektplattform zu arbeiten?
Ja, ich persönlich würde kein größeres Bauprojekt ohne Projektplattform
realisieren, weil ich festgestellt habe, dass ich mir selbst die Arbeit damit
deutlich vereinfache. Aus meiner Sicht erzeugt das Arbeiten mit einer
Projektplattform unter dem Strich ein Riesenbenefit für das gesamte Un-
ternehmen.
Wir haben festgestellt, dass die Durchlaufzeiten solcher Rechnungsprüfungen durch think project!
unglaublich schnell wurden. Abläufe, die normalerweise bei uns deutlich über zwei Wochen gedauert
haben, konnten nun innerhalb von drei Tagen erledigt werden.
Clemens Rübcke, Projektleiter Bauten und Technische Anlagen, Lufthansa Technik AG
